Digitális vállalati kommunikáció a HR-ben: hogyan legyen nyoma minden tájékoztatásnak?

A vállalati működés egyik legérzékenyebb, mégis gyakran alulértékelt területe a belső kommunikáció. Különösen igaz ez a HR-folyamatokra, ahol nem pusztán információátadásról, hanem jogilag, szervezetileg és emberileg is kritikus üzenetekről van szó. Munkaszerződés-módosítások, belső szabályzatok, adatkezelési tájékoztatók, cafeteria- vagy bérváltozások – mind olyan témák, amelyeknél ma már nem elég „elküldeni egy e-mailt”. A digitális vállalati kommunikáció ma már nem csupán kényelmi funkció, hanem a transzparens, dokumentált és auditálható HR-működés alapvető eszköze a közép- és nagyvállalatok számára. Erre nyújt megoldást a PIRAMIS™ Vállalati E-kommunikáció modulja.

Miért kritikus kérdés ma a digitális vállalati kommunikáció?

A hibrid munkavégzés, a több telephelyen működő szervezetek és a növekvő fluktuáció mind hozzájárulnak ahhoz, hogy a klasszikus, személyes vagy informális kommunikáció egyre kevésbé működik megbízhatóan. A HR-nek ma már nemcsak az a feladata, hogy tájékoztasson, hanem az is, hogy bizonyítani tudja a tájékoztatás megtörténtét.

Egyre gyakoribb kérdés vezetői, HR- és jogi oldalon is:
„Biztosan minden érintett megkapta?”
 „Elolvasta?”
 „Mikor és milyen formában?”

A klasszikus HR-probléma: „kik kapták meg, kik olvasták el?”

Az e-mail-alapú belső kommunikáció egyik legnagyobb gyengesége éppen az, hogy nem ad valódi visszacsatolást. Egy elküldött levél nem egyenlő az átvett és megértett információval, nem kerül be a folyamat az adatbázisba és szűrni sem lehet a dokumentum állapotokat – kiküldött, elfogadott, visszaküldött, hatályos, hatályon kívüli stb. A HR számára ez kockázatot jelent: vitás helyzetekben, ellenőrzéseknél vagy munkaügyi eljárások során nehezen bizonyítható, hogy a munkavállaló valóban értesült az adott változásról, az ellenőrzés pedig minden esetben manuális, időigényes.

Papíralapú megoldások esetén pedig a nyomon követés, archiválás és visszakereshetőség válik problémává – különösen nagyobb létszámú szervezeteknél.

Jogszabályi és megfelelési szempontok – nem csak „jó gyakorlat”

A belső kommunikáció dokumentálása ma már nem pusztán hatékonysági kérdés. Adatvédelmi (GDPR), munkaügyi és belső szabályozási szempontból is elvárás, hogy a munkáltató igazolni tudja:

• mikor történt a tájékoztatás,
• kik voltak az érintettek,
• milyen tartalommal és milyen formában zajlott az információátadás.

Egy modern HR-rendszernek ezért nemcsak kiszolgálnia kell a a digitális vállalati kommunikációt, hanem auditálható és jogszabálykövető módon támogatnia is azt.

Mitől hatékony egy modern vállalati e-kommunikációs megoldás?

Egy jól működő digitális megoldás túlmutat az üzenet küldésen. Az alábbi elemek elengedhetetlenek:

• Célzott kommunikáció (nem mindenki kap mindent),

• Átvételi és olvasási visszaigazolás,

• Határidők és emlékeztetők kezelése,

• Archiválhatóság és visszakereshetőség,

• Integráció HR- és bérszámfejtési rendszerekkel.

Mindez nemcsak a HR munkáját teszi átláthatóbbá, hanem a munkavállalók számára is kiszámítható, egységes és kényelmes kommunikációs élményt nyújt. A vállalati kommunikáció digitalizálásával nem kell többet a munkavállalónak kinyomtatott, aláírt formában eljuttatni a dokumentumokat a HR osztályra, pár kattintással másodpercek alatt bárhol-bármikor elfogadhatja azt.

Hogyan támogatja ezt a PIRAMIS™ Vállalati E-kommunikáció modul?

A L‑SOFT Zrt. által fejlesztett PIRAMIS™ Vállalati e-kommunikáció modul kifejezetten a HR-adminisztráció és a belső tájékoztatás kihívásaira ad választ. A megoldás lehetővé teszi, hogy a vállalat:

• strukturáltan, célzottan juttassa el üzeneteit,
• nyomon kövesse az átvételt és megnyitást,
• dokumentált módon kezelje a kommunikációt,
• mindezt egy meglévő HR-rendszerbe integrálva.

A modul használatával a HR nemcsak időt takarít meg, hanem biztonságos, jogilag védhető kommunikációs folyamatot alakít ki, amely hosszú távon is támogatja a szervezet működését.

A belső kommunikáció ma már nem „soft” kérdés, hanem üzleti és megfelelési tényező. A digitalizáció nemcsak lehetőség, hanem elvárás is: a HR-nek láthatóvá, mérhetővé és visszakövethetővé kell tennie minden fontos tájékoztatást. A modern vállalati e-kommunikációs megoldások, mint a PIRAMIS™ Vállatai e-Kommunikáció ebben nyújtanak valódi, gyakorlati támogatást.

További információk a termékoldalon: