Beosztástervezés

A beosztástervezés a rendelkezésre álló munkaerő számára előírt munkaidő tervezésére és beosztására szolgál. Alkalmazásával teljesíthető az az egyszerűen megfogalmazható, de annál nehezebben kivitelezhető igény, hogy mindenki végezze a munkáját a megfelelő időben és helyen.

Több száz, vagy több ezer munkavállaló esetében nehezen kezelhető kritikus feladat a létszám nagyságából adódóan a beosztás, szabadság tervezése, miközben figyelembe kell venni a vonatkozó jogszabályok korlátozásait. Érthető módon egy országos kiskereskedelmi áruházlánc részéről merült fel az igény,amely alapján kifejlesztettük a tény jelenléti adatok rögzítését, a beosztás-, szabadság- és bérköltség tervezést támogató megoldásunkat. Megrendelőnk a már említett nagy tömegű munkavállaló és az áruházak jelentős számából adódóan kiváló lehetőséget adott valamennyi kialakítandó automatizmus modellezésére, illetve nagyrészt már kész igényként meg tudta fogalmazni ezeket.

 

Amikor egy kockás papír, vagy excel tábla segítségével készítenénk el több száz vagy több ezer dolgozó havi beosztását, el tudjuk képzelni, hogy milyen logikai agytorna lehet ez: fejből ismerni az összes vonatkozó szabályozást, hiszen hiba esetén az előttünk lévő papír nem képes ekkor figyelmeztetni. Figyelnünk kell a gyermeküket egyedül nevelőkre, a kiküldetésben lévőkre, a szabadságtervre, és persze az azt felborító elfoglaltság, szabadnap igényekre stb.

 

 

PIRAMIS™ rendszer teljes körű termékleírásának letöltéséhez kattintson IDE!

 

Képernyőképek megtekintéséhez a beosztástervezés programból ezen az oldalon - kattintson IDE!

A beosztás tervezés

A beosztástervezés program alkalmazásával a beosztást tervező személy képessé válik a feladatát úgy elvégezni, hogy a Munka Törvénykönyve (MT) szabályozásaival ellentmondó tervet nem készíthet. A PIRAMIS™ Beosztástervezés MT ellenőrzése miatt a tervezést végző személy csakis olyan tervet készíthet, amely maradéktalanul betartja alábbi területek szabályait:

•  A két munkavégzés közötti pihenőidő
• A két munkavégzés közötti pihenőnap
• Az egybefüggő munkavégzés napok száma
• A havi egyszeri vasárnapi pihenőidő
• A szerződés szerinti ledolgozható idő túllépése
• A fiatalkorúak, gyermeküket egyedül nevelők munkavégzési szabályainak betartása
• A munkaközi szünetek kiosztása
• A kiküldetés/kirendelés/átirányítás éves összes idejének ellenőrzése

 

A beosztástervező csak azoknak a munkavállalókkal tervezhet, akik az adott hónapban legalább egy napot az általa tervezett területen dolgoznak. A program figyeli a dolgozó jogviszonyának/jogviszonyainak érvényességét, a kiküldetéseket/kirendeléseket/átirányításokat.  A beosztástervezés során a munkaközi szünetet automatikusan képes a rendszer kiosztani, a tervben megjeleníteni.

Amikor a munkáltató külső munkaerőt is igénybe vesz (pl. átmeneti diákmunka, kölcsönzött munkaerő), a tervezés során tervezhet ezzel a munkaerővel is, így egyszerűen, már előre kalkulálható a külső munkaerőigény. 

 

A szükséges létszámot az adott napra tervezett forgalom (áruházi forgalmi terv) és a különböző olyan tevékenységek (aktivitások) határozzák meg, melyek befolyásolják a létszámigényt, pl. leltár, akcióváltás, belső képzések, fizetésnapok, ünnepnapok. A tervező felületen megjelennek az aktivitások az időtartamukkal együtt, valamit a forgalmi terv grafikon. Így a tervező vizuálisan ábrázolva láthatja, hogy a forgalmi terv görbe és a létszámgörbe mennyire felel meg egymásnak.

 

A jóváhagyott beosztás terv kinyomtatható változata közzétehető az érintett munkavállalók felé, akik ebből tudják, kinek, mikor kell dolgoznia.

 

Áttervezés

 A munkavállalók felé a beosztásuk tervét legalább 7 nappal előre közölni kell. Amennyiben a munkavállalók, vagy munkáltató részéről áttervezési igény merül fel, a 7 napon belül az áttervezés is megtörténhet. Amennyiben szükséges, a plusz költségek (állásidő, túlóra stb.) áttervezése is megtörténik.

 

A tényleges jelenléti adatok kezelése

A nyomtatott beosztástervező lapon a munkavállaló beírja azt, hogy ténylegesen mikor állt munkába, mikor végzett, mikor töltötte le a munkaközi szüneteit. Ezt a felettese ellenjegyzi. Ez a dokumentum képezi a munkabér elszámolás alapját. Az erre jogosult személy a tervadathoz képest eltérő adatokat, mint tényleges jelenléti adatokat (tényadatokat) rögzíti a rendszerbe, majd ezek az adatok átadásra kerülnek a bérszámfejtési rendszer felé. 

 

A beosztástervezés automatikus feltöltése

Abban az esetben, ha a munkavállaló 5/2-es jellegű munkarendben dolgozik (hétfőtől péntekig dolgozik, hétvégén pihen), a beosztása automatikusa feltölthető. Ekkor csak a tényadatok rögzítése során szükséges eltéréseket szükséges rögzíteni (betegség, szabadság, stb.). 

 

A beosztástervezésben kezelhető munkavállalókról...

A munkavállalók esetén a beosztástervezés képes a többes jogviszonyt kezelni. Tehát amennyiben a cégnél egy időben több szerződése is van, a tervezés során a szerződésekre külön történhet meg a tervezés. Kizárólag létező jogviszony esetén történhet tervezés.

 

Külső munkavállalók esetén a munkaerőigénylés teljes folyamatát kezeljük.  Ez azt jelenti, hogy a munkaerőigény megjelenésétől (tervezés) a jóváhagyási folyamaton keresztül (jóváhagyás/elutasítás) a tényleges ledolgozott idő nyilvántartásáig megvalósult) a komplett folyamat adminisztrációja megoldható. Ezen túlmenően, ha ismert a megbízott cég neve, az általa közvetített munkaerő óradíja, akkor a felmerülő költséget is ki lehet mutatni. Ez lehet a külső munkaerő igénybevételét megelőző döntési, jóváhagyási folyamat alapvető információja: a megadott paraméterek szerint mennyibe kerülne a külső munkaerő génybevétele; illetve az elszámolás ellenőrzésére szolgáló kimutatás, mivel a kapott számlát tudjuk ellenőrizni a ledolgozott idő és az órabér ismerete alapján.

Jóváhagyási folyamat - miért is fontos ez?

Ahhoz, hogy a program a rögzített folyamatot további feldolgozás alapjául elismerje, szükséges a jóváhagyás. A folyamat első része minden esetben az adatok rögzítése, melyet a rögzítő tetszőleges számban módosíthat, mindaddig, amíg azt készre nem jelenti.

A jóváhagyó személy (aki semmi esetre sem az adatrögzítő, készre jelentő személy, annak felettese) a teljes áruház tekintetében vizsgálja meg a készre jelentett terveket, ez alapján dönt az elfogadásról. Amikor a tervet elfogadta, érvényessé válik a terv, közölhető a munkavállalók felé.

 

Ki, melyik programrészekhez férhet hozzá, melyik munkavállaló adatait láthatja?

Ez a jogosultságkezelés. Kétféle jogosultságot valósít meg a PIRAMIS™ rendszerben, így a beosztástervezésben is.

 

Egy felhasználó mely programrészeket láthatja?

A programrészek (funkcionalitás) esetében a rendszerhez hozzáférők munkakörei alapján felépítésre kerül egy szabályrendszer. Tehát a jogosultság nem személyhez, hanem a munkakörökhöz van rendelve. Így egy új felhasználó (beosztástervező, jóváhagyó) esetén a bérszámfejtés szinkronizáció után automatikusan megkapja a jogosultságot, eléri a számára elérhető funkcionalitást. Hasonlóképpen, amikor áthelyezik egy olyan munkakörbe (vagy megszűnik a jogviszonya), amely esetben a munkaköréhez nincs megadva a szükséges jogosultság, a szinkronizációt követően már nem tud belépni a rendszerbe, nem láthatja a funkcionalitásokat.

 

Egy felhasználó mely munkavállalói kör adatait láthatja?

A jogosultság ezúttal is a munkakörhöz rendelt, melyet a felhasználó betölt. Az általa kezelhető munkavállalói kör a szerződésadatokból automatikusan felépített hierarchia alapján kerül csoportosításra. 

Igény esetén, ha egy felhasználónak a munkakörében meghatározott jogosultságtól eltérően más munkavállalói csoportot is látnia kell, meghatározhatók az adott felhasználó esetében kivételes belépési szintek.

 

Hogyan alakul a jövő havi bérköltség? Szeretném a belső és az igényelt külső munkaerő jövő havi együttes költségét is látni? Bérköltségtervezés a beosztástervezésben!

A bérköltség tervezés során az előző időszakokra tervezett költségadatok betölthetők. Az aktuális törvényi szabályozásoknak megfelelően tervezhető a beosztástervezésben megadott munkaidőadatok alapján a belső, illetve külső munkavállalók teljes költsége. Ezt követően a beosztástervezés illetve a tényadatok alapján a bérköltség adatok újraszámíthatók. Ezzel még a bérszámfejtést megelőzően előre lehet kalkulálni a kifizetendő béreket és azok járulékos költségeit. Természetesen ez a funkció nem bérszámfejtés, így nem a pontos értékeket tartalmazza, csak közelítő értéket.

 

Riportok, kimutatások

A riportok egy része grafikont is megjelenít. A vizualitás segítségével az legösszetettebb kimutatás is áttekinthetőbbé válik.

Néhány a számos lehetőség közül:

 

Pl.Jogos igény lehet az elfoglalt áruházigazgató részéről, hogy gyorsan tájékozódjon arról, mikor számíthat a hozzávetőleg legtöbb munkaerőre a nap folyamán?

• Napi időtérkép kimutatás grafikonnal - A napon belüli létszám megjelenítése félórás bontásban - Napi időtérkép és napi időtérkép grafikon képernyőképek ezen az oldalon

• Havi időtérkép grafikonnal - A hónapon belüli létszám megjelenítése napi bontásban

 

Gyorsan látni akarom, kik, mikor, hova lesznek áthelyezve?

•  A távollétek kimutatása munkavállalónként, naponként

 

Tudnom kell, hogy a tényadatok szerint kinek, mennyi túlórája van?

• Kimutatás a normál munkaidőn túli ledolgozott idejéről az általam kért időszakra

 

Szeretném látni a tervezett bérköltséget?

• Bérköltség kalkuláció kimutatása

 

 

Nem találja meg a megfelelő kimutatást a beépített riportok között? 

Szeretnénk tetszőleges kimutatásokat, melyet jelenleg nem találhatók a rendszerben? - A PIRAMIS™ Ad-hoc tervező modulja (opcionális termék) megteremti azt a lehetőséget, hogy az ajánlatkérő szakemberei a rendszerben tárolt adatokra igényei szerinti kimutatásokat állíthassanak össze. Ezek nem egyszeri lehetőségek, hiszen külön menüpontként beépülnek a rendszerbe, sőt jogosultságok is rendelhetők hozzá.

 

A karbantartó képernyőkön látható adatokból szeretnék olyan kimutatást, mely egyébként a riportok között nem áll a rendelkezésemre? - Számos funkciónál alkalmazzuk a táblázaos megjelenítés technológiáját. A felhasználó tetszése szerinti adatokat jeleníthet meg a rendelkezésére álló adattípusok közül, tetszése szerint szűrheti, összesítheti, stb. őket. Ezt követően exportálhatja pl. EXCEL táblázatba, vagy a számára szükséges formázást követően kinyomtathatja.

 

Elképzelhető, hogy két felhasználó egy munkavállaló adatát módosítsa egy időben? - Nem mert a felhasználó egyes tevékenysége esetén monitorozás történik, ha valaki egy adott munkavállaló adataiban módosít, akkor a többi felhasználót figyelmezteti a rendszer arra, hogy az adott dolgozó adatai általa nem módosítható, mert egy másik felhasználó már módosítja. Így elkerülhető, hogy péyan módosítások történjenek, melyek bizonytalan állapotúra állítanák a beosztástervezést.

Képernyőkép: A Munka Törvénykönyve szerinti ellenőrzésekhez beállítható paraméterezések, amennyiben eltérést talál a rendszer figyelmeztetést küld, ennek módja is beállítható.

 

 

 

Képernyőkép:  A tény munkaidő rögzítés esetében a kép felső sorában látható "füleken" láthatóak a kapcsolódó adatok. A szabadságterv adatokat láthatjuk. 

Képernyőkép: A tény munkaidőrögzítés esetén látható megosztott képernyőkép. Az adatok volumenének gyors áttekintését grafikon segíti.

 

Képernyőkép: A napi időtérkép megmutatja az aznapra tervezett létszámot a felhasználó által igényei szerinti megbontásban. Ezen a képernyőképen az aktuális napon félóránként látjuk a szervezeti egység/terület/osztály megbontásban a kapcsolódó létszámot.

Képernyőkép: Napi időtérkép grafikon, a létszám megjelenítésével.

 Képernyőkép: Havi időtérkép - megmutatja a kiválasztott egységre tervezett havi létszámot. Ez a kimutatás is készülhet grafikonos megjelenítésben, melynek eléréséhez mindössze át kell kattintani a fejléc alsó sorában látható "Grafikon" fülre.

Képernyőkép: A szabadságtervezés esetében figyelembe vehetők az olyan előre tervezett aktivitások (pl. kereskedelemben akciók), amikor nagyobb munkaerőigénnyel kell számolni. A képen a téli akció időszakára tervezett szabadságterv látható.

Képernyőkép:  A lekérdezésben területenként, egységenként, időszakra, idősávokra a létszámadatokat lehet lekérdezni a megtervezett beosztás alapján. A kimutatás nem csak a fenti kép szerinti diagrammos, hanem táblázatos megjelenítésben is lekérdezhető, majd a PIRAMIS™ rendszerben már megszokott módon exportálható pl. EXCEL táblázatba, itt tetszés szerint továbbszerkeszthető, vagy a vállalat levelező rendszerében továbbítható.

Képernyőkép: Tetszőlegesen kiválasztható vállalati területre, egységre, időszakra, naponkénti/óránkénti megbontásban lekérdezhető létszámadatok táblázatos, illetve a fenti képernyőképen látható diagrammos megjelenítésben. A képen követhető, hogy például egy áruház esetében a délutáni időszakra terveztek magasabb létszámigényt, illetve az is, hogy milyen összetételben - saját, külső, szakmunkástanuló munkaerővel.