Beosztástervezés, szabadságtervezés és tény munkaidő adatrögzítés a PIRAMIS rendszerben

A beosztástervezés a rendelkezésre álló munkaerő számára előírt munkaidő tervezésére és beosztására szolgál.

Alkalmazásával teljesíthető az az egyszerűen megfogalmazható, de annál nehezebben kivitelezhető igény, hogy mindenki végezze a munkáját a megfelelő időben és helyen.

Több száz, vagy több ezer munkavállaló esetében nehezen kezelhető kritikus feladat a létszám nagyságából adódóan a beosztás, szabadság tervezése, miközben figyelembe kell venni a vonatkozó jogszabályok korlátozásait.

Érthető módon egy országos kiskereskedelmi áruházlánc részéről merült fel az igény,amely alapján kifejlesztettük a tény jelenléti adatok rögzítését, a beosztás-, szabadság- és bérköltség tervezést támogató megoldásunkat. Megrendelőnk a már említett nagy tömegű munkavállaló és az áruházak jelentős számából adódóan kiváló lehetőséget adott valamennyi kialakítandó automatizmus modellezésére, illetve nagyrészt már kész igényként meg tudta fogalmazni ezeket.

Amikor egy kockás papír, vagy excel tábla segítségével készítenénk el több száz vagy több ezer dolgozó havi beosztását, el tudjuk képzelni, hogy milyen logikai agytorna lehet ez: fejből ismerni az összes vonatkozó szabályozást, hiszen hiba esetén az előttünk lévő papír nem képes ekkor figyelmeztetni. Figyelnünk kell a gyermeküket egyedül nevelőkre, a kiküldetésben lévőkre, a szabadságtervre, és persze az azt felborító elfoglaltság, szabadnap igényekre stb.

További információkért olvasson tovább!
Beosztás tervezése a PIRAMIS™ rendszerben
A beosztás tervezés elsődleges feladata a vállalat különböző szervezeti egységein lévő, elsődlegesen egyenlőtlen beosztású dolgozók beosztástervének előzetes elkészítése, úgy hogy az elkészült beosztásterv teljesítse mindazokat az előírásokat, amelyet a Munka törvénykönyve fogalmaz meg a beosztásokra vonatkozóan, valamint megfeleljen az adott társaság elvárásainak, esetleg forgalmi tervének.

A beosztástervezés program alkalmazásával a beosztást tervező személy képessé válik a feladatát úgy elvégezni, hogy a Munka Törvénykönyve (MT) szabályozásaival ellentmondó tervet nem készíthet. A PIRAMIS™ Beosztástervezés MT ellenőrzése segíti a tervezést végző személyt abban, hogy olyan tervet készíthessen, amely betartja alábbi területek szabályait:

  • Napi maximum munkaidő túllépésének vizsgálata
  • Munkaközi szünet meglétének vizsgálata
  • Két munkavégzés közötti szükséges pihenőidő meglétének vizsgálata
  • Heti pihenőidő meglétének vizsgálata
  • Vasárnapi pihenőidő meglétének vizsgálata
  • Teljes munkaidős dolgozó minimális munkaidejének vizsgálata
  • Havi készenléti idő maximumának vizsgálata
  • Éves túlóra maximum vizsgálata
  • Munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás korlátainak vizsgálata
  • Munkaidő keret eltérés vizsgálat, külön a keretidőszak közbenső hónapjában, illetve a keretidőszak vége hónapjában
  • Az egyes munkavállalói csoportokra vonatkozó különös rendelkezések vizsgálata (pl. a gyermekét egyedül nevelő munkavállalóra vonatkozó szabályok a gyermek három éves koráig, vagy fiatal munkavállalóra vonatkozó szabályok betartása, stb.)

Az ellenőrzések munkarend szintjén paraméterezhetők abból a szempontból, hogy a felhasználó mennyire szigorúan kéri a vizsgálatok elvégzését (nem kell vizsgálni, figyelmeztetés, tiltás), illetve az egyes vizsgálatok határszámait lehet szigorúbbra állítani, mint amit az Mt. előír.

PIRAMIS™ rendszer kezelőfelülete

A beosztástervezés egy olyan felületen valósítható meg, amely a kiválasztott munkavállalói halmaz minden tagját mutatja, és a beosztásterv így a teljes csoportra egyszerre végezhető el. A felületen egy időben két hónap adatai látszódnak, így könnyen tervezhető az egyes hónapok közötti átmeneti időszak is.

A felület nemcsak tervezésre használható, hanem csoportos tény munkaidő rögzítésre is. Ezért a két havi időszakon kívül választható egy havi, vagy akár heti nézet is.

Lehetőség van a szoftverben a dolgozói igények rögzítésére is arra vonatkozóan, ha egy dolgozó egy adott napon valamilyen okból kifolyólag (pl. tömegközlekedési korlátok) később tud kezdeni, vagy korábban szeretne távozni. Az ilyen igények berögzítését követően a beosztástervező szoftver már a beosztásterv elkészítésekor figyelmezteti a felhasználót, ha valamelyik napon a betervezett beosztás sérti a munkavállaló igényeit.

Ezen felül a tervező munkáját több könnyítő funkció is támogatja. Ilyenek a tervező felület fölött, és alatt bekapcsolható olyan megjelenítő területek, ahol a tervet befolyásoló tényezők láthatóak.

A megosztott képernyő felső részén az aktivitások láthatók. Ezek olyan időszakok, ahol a többletmunka miatt több munkaerőt kell betervezni. Az adatok volumenének gyors áttekintését grafikon segíti. A beosztásterv akkor jó, ha a forgalmi görbével párhuzamos a létszám görbe, hiszen, ha nagyobb a forgalomra számítanak több munkavállalót kell betervezni. 

Az alsó területen megjeleníthetők még a következő adatok:

  • Hibák az aktuális dolgozóra
  • Havi jóváhagyott terv adatok
  • Sablonok
  • Analitika karbantartás
  • Havi rögzítésű munkaidők rögzítése

A jóváhagyott beosztásterv kinyomtatható változata közzétehető az érintett munkavállalók felé, akik ebből tudják, kinek, mikor kell dolgoznia.

A tényleges munkaidő adatok kezelése

A nyomtatott beosztástervező lapon a munkavállaló beírja azt, hogy ténylegesen mikor állt munkába, mikor végzett, mikor töltötte le a munkaközi szüneteit. Ezt a felettese ellenjegyezi. Ez a dokumentum képezi a munkabér elszámolás alapját. Az erre jogosult személy a tervadathoz képest eltérő adatokat, mint tényleges adatot (tényadatokat) rögzíti a rendszerbe, majd ezek az adatok átadásra kerülnek a bérszámfejtési rendszer felé.

A beosztástervezés automatikus feltöltése

Abban az esetben, ha a munkavállaló általános munkarendben (hétfőtől péntekig dolgozik, hétvégén pihen), vagy egyéb előre meghatározott munkarendben dolgozik, a beosztása automatikusa feltölthető. Ekkor csak a beosztástól eltérő tényadatokat szükséges rögzíteni (betegség, szabadság, stb.).

A beosztástervezésben kezelhető munkavállalókról

A beosztástervezés képes a többes jogviszonyt kezelni. Amennyiben a munkavállalónak az adott cégnél egy időben több szerződése is van, a tervezés során a szerződésekre külön-külön történik meg a tervezés. Kizárólag létező jogviszony esetén történhet tervezés.

Elképzelhető, hogy két felhasználó egy munkavállaló adatát módosítsa egy időben? – Nem mert a felhasználó egyes tevékenysége esetén monitorozás történik, ha valaki egy adott munkavállaló adataiban módosít, akkor a többi felhasználót figyelmezteti a rendszer arra, hogy az adott dolgozó adatai általa nem módosíthatók, mert egy másik felhasználó már módosítja. Így elkerülhető, hogy olyan módosítások történjenek, melyek bizonytalan állapotúra állítanák a beosztástervezést.

Munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás

A beosztástervezés modulban lehetőség van a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás rögzítésére, valamint az ezzel kapcsolatos szabályok pontos követésére. A rendszer képes az Mt. által biztosított mindkét elszámolási módszer szerint (napban, vagy órában meghatározott korlát szerint) elvégezni a szükséges korlátozásokat.

A beosztástervező felületen a kiküldetésben, átirányításban foglalkoztatott munkavállaló meg fog jelenni mind a küldő, mind a fogadó egység dolgozói között, az adott napját karbantartani viszont csak a fogadó egység beosztástervezője jogosult.

A beosztástervező csak azoknak a munkavállalókkal tervezhet, akik az adott hónapban legalább egy napot az általa tervezett területen dolgoznak. A program figyeli a dolgozó jogviszonyának/jogviszonyainak érvényességét is, és ennek megfelelően engedi a rögzítést.

A beosztástervezés során a munkaközi szünetet a rendszer automatikusan számolja.

A munkavállaló azon időszakát mutatja, amely időszakban átmenetileg a munkaszerződésétől eltérő munkahelyen volt foglalkoztatva. Lehetőség van eltérő munkakörben, vagy más foglalkoztatónál történő foglalkoztatás kiválasztására is. Az év szűrő segítségével alul a táblázatban megtekinthetők az adott munkavállaló adott évi eltérő foglalkoztatásai. Az elrendelés módja lehet Teljes nap, vagy Tört napi időszak is. Az Mt. 53. § (2) bekezdésének megfelelő tájékoztatás a rendszerből nyomtatható.

Lehetőség van egy adott évre, dolgozónként a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatások lekérdezésére. Az éves maximumot a rendszer automatikusan ellenőrzi.

Külső munkaerők kezelése

Külső munkavállalók esetén a munkaerő igénylés teljes folyamatát kezeljük. Ez azt jelenti, hogy a munkaerőigény megjelenésétől (tervezés) a jóváhagyási folyamaton keresztül (jóváhagyás/elutasítás) a tényleges ledolgozott idő nyilvántartásáig megvalósult) a komplett folyamat adminisztrációja megoldható. Ezen túlmenően, ha ismert a megbízott cég neve, az általa közvetített munkaerő óradíja, akkor a felmerülő költséget is ki lehet mutatni. Ez lehet a külső munkaerő igénybevételét megelőző döntési, jóváhagyási folyamat alapvető információja: a megadott paraméterek szerint mennyibe kerülne a külső munkaerő igénybevétele; illetve az elszámolás ellenőrzésére szolgáló kimutatás, mivel a kapott számlát tudjuk ellenőrizni a ledolgozott idő és az órabér ismerete alapján.

Szabadságtervezés

A modul részét képezi egy szabadság tervező funkció is, amiben megtervezhető egy adott egység dolgozónak egész évi szabadságterve.

A szabadság tervezés első lépéseként, dolgozónként kinyomtatható a rendszerből egy üres éves naptár, amin feltüntetésre kerül a dolgozó éves szabadságkerete. Ezen bejelöli, hogyan szeretné a rendelkezésre álló napjait igénybe venni.

A munkavállalók által visszajuttatott terveket be kell rögzíteni a szabadságtervezőbe. A felhasználó összeveti a csoport összes dolgozójának szabadság igényét, és a vállalat előírásainak, a várható forgalmi terveknek, ismert aktivitásoknak megfelelően, a dolgozóval egyeztetve dönt a szabadságok kiadásáról.

A szabadságtervnek is át kell esnie egy ellenőrzésen, valamint készre jelentés, és jóváhagyási folyamaton.

Az ellenőrzés során a rendszer vizsgálja, hogy:

  • Nincs-e több nap betervezve, mint amennyi jár
  • Nincs-e kevesebb nap betervezve, mint amennyi jár
  • Megvalósult-e a dolgozó által kért 7 nap szabadság (ezeket a napokat külön jelöléssel fogjuk látni a felületen)
  • Legalább tizennégy egybefüggő munkavégzés alól mentessül-e a dolgozó
  • Teljesül-e az egyes szervezeti egységekre, csoportokra meghatározott minimális létszám a szabadságok kiadásával.

Az ellenőrzések a felhasználói igényeknek megfelelően paraméterezhetőek (nincs vizsgálat, figyelmeztetés, tiltás)

Az éves szabadságterv a beosztástervezés egyik kiinduló adata lesz. Rendelkezésre áll egy külön felület a munkavállalók szabadságterv adatainak rögzítésére, ezek megjelennek a beosztástervezőben. Amennyiben nem a terv szerint történik a szabadság kivétele, akkor a tény szabadság adatok felülírják a terv szabadság adatokat. A megoldás előnye, hogy a beosztástervezés közben is rögzíthetőek/módosíthatóak a szabadságterv adatok, ezek a változások a szabadságtervezésben is megjelennek.

Jóváhagyási folyamat – miért is fontos ez?

Ahhoz, hogy a program a rögzített folyamatot további feldolgozás alapjául elismerje, szükséges a jóváhagyás. A folyamat első része minden esetben az adatok rögzítése, melyet a rögzítő tetszőleges számban módosíthat, mindaddig, amíg azt készre nem jelenti.

A jóváhagyó személy (aki semmi esetre sem az adatrögzítő, készre jelentő személy, annak felettese) a teljes áruház tekintetében vizsgálja meg a készre jelentett terveket, ez alapján dönt az elfogadásról. Amikor a tervet elfogadta, érvényessé válik a terv, közölhető a munkavállalók felé.

Jogosultságkezelés
Ki, melyik programrészekhez férhet hozzá, melyik munkavállaló adatait láthatja?

Ez a jogosultságkezelés. A PIRAMIS™ rendszerben, így a beosztástervezésben is többszintű kifinomult jogosultság kezelés működik, amely kiterjed a felhasználónkénti szabályozástól a munkakörön keresztül történő automatikus jogosultságszabályozásig.

Egy felhasználó mely programrészeket láthatja?

A programrészek (funkcionalitás) esetében a rendszerhez hozzáférők munkakörei alapján felépítésre kerül egy szabályrendszer. Tehát a jogosultság nem személyhez, hanem a munkakörökhöz van rendelve. Így egy új felhasználó (beosztástervező, jóváhagyó) esetén a bérszámfejtés szinkronizáció után automatikusan megkapja a jogosultságot, eléri a számára elérhető funkcionalitást. Hasonlóképpen, amikor áthelyezik egy olyan munkakörbe (vagy megszűnik a jogviszonya), amely esetben a munkaköréhez nincs megadva a szükséges jogosultság, a szinkronizációt követően már nem tud belépni a rendszerbe, nem láthatja a funkcionalitásokat.

Egy felhasználó mely munkavállalói kör adatait láthatja?

A jogosultság ezúttal is a munkakörhöz rendelt, melyet a felhasználó betölt. Az általa kezelhető munkavállalói kör a szerződésadatokból automatikusan felépített hierarchia alapján kerül csoportosításra.

Igény esetén, ha egy felhasználónak a munkakörében meghatározott jogosultságtól eltérően más munkavállalói csoportot is látnia kell, meghatározhatók az adott felhasználó esetében kivételes belépési szintek.

Riportok, kimutatások

A riportok egy része grafikont is megjelenít. A vizualitás segítségével az legösszetettebb kimutatás is áttekinthetőbbé válik.

Néhány a számos lehetőség közül:

Pl.Jogos igény lehet az elfoglalt áruházigazgató részéről, hogy gyorsan tájékozódjon arról, mikor számíthat a hozzávetőleg legtöbb munkaerőre a nap folyamán?

  • Napi időtérkép kimutatás grafikonnal – A napon belüli létszám megjelenítése félórás bontásban.

Mikorra időzíthető a részlegvezető jövő havi rendkívüli szabadságigénye?

  • Havi időtérkép grafikonnal – A hónapon belüli létszám megjelenítése napi bontásban

Gyorsan látni akarom, kik, mikor, hova lesznek áthelyezve?

  • A távollétek kimutatása munkavállalónként, naponként

Tudnom kell, hogy a tényadatok szerint kinek, mennyi túlórája van?

  • Kimutatás a normál munkaidőn túli ledolgozott idejéről az általam kért időszakra

Nem találja meg a megfelelő kimutatást a beépített riportok között?

Szeretnénk tetszőleges kimutatásokat, melyet jelenleg nem találhatók a rendszerben? – A PIRAMIS™ Ad-hoc tervező modulja (opcionális termék) megteremti azt a lehetőséget, hogy az ajánlatkérő szakemberei a rendszerben tárolt adatokra igényei szerinti kimutatásokat állíthassanak össze. Ezek nem egyszeri lehetőségek, hiszen külön menüpontként beépülnek a rendszerbe, sőt jogosultságok is rendelhetők hozzá.

A karbantartó képernyőkön látható adatokból szeretnék olyan kimutatást, mely egyébként a riportok között nem áll a rendelkezésemre? – Számos funkciónál alkalmazzuk a táblázatos megjelenítés technológiáját. A felhasználó tetszése szerinti adatokat jeleníthet meg a rendelkezésére álló adattípusok közül, tetszése szerint szűrheti, összesítheti, stb. őket. Ezt követően exportálhatja pl. EXCEL táblázatba, vagy a számára szükséges formázást követően kinyomtathatja.

A napi időtérkép megmutatja az aznapra tervezett létszámot a felhasználó által igényei szerinti megbontásban. Ezen a képernyőképen az aktuális napon félóránként látjuk a szervezeti egység/terület/osztály megbontásban a kapcsolódó létszámot.

Képernyőkép: Napi időtérkép grafikon, a létszám megjelenítésével.

Képernyőkép: Havi időtérkép – megmutatja a kiválasztott egységre tervezett havi létszámot. Ez a kimutatás is készülhet grafikonos megjelenítésben, melynek eléréséhez mindössze át kell kattintani a fejléc alsó sorában látható “Grafikon” fülre.

Képernyőkép: Havi időtérkép – megmutatja a kiválasztott egységre tervezett havi létszámot. Ez a kimutatás is készülhet grafikonos megjelenítésben, melynek eléréséhez mindössze át kell kattintani a fejléc alsó sorában látható “Grafikon” fülre.

Tetszőlegesen kiválasztható vállalati területre, egységre, időszakra, naponkénti/óránkénti megbontásban lekérdezhető létszámadatok táblázatos, illetve a fenti képernyőképen látható diagrammos megjelenítésben. A képen követhető, hogy például egy áruház esetében a délutáni időszakra terveztek magasabb létszámigényt, illetve az is, hogy milyen összetételben – saját, külső, szakmunkástanuló munkaerővel.

A Beosztás-, szabadság tervezés és tény munkaidő adatrögzítés bevezetésével elérhető előnyök

Miért lesz elégedettebb a munkavállaló?

  • az egyedi igényeit is jelezheti a tervezés előtt
  • ügyféltapasztalatok szerint a már megtervezett beosztást kevesebbet kell módosítani, a dolgozó biztosabban tervezhet előre a szabadidejével
  • a vonatkozó MT szabályok ellenőrzésével készült a beosztása

Miért lesznek elégedettebbek a beosztástervezésért felelős vezetők?

  • könnyen áttekinthető felületen ellenőrizheti a szabadság és beosztásterveket, a munkajogi kontrollt elvégzi helyette a szoftver

Miért lesznek elégedettebbek a terület döntéshozói?

  • naprakész információval rendelkeznek
  • ütemezetté válik a szabadság kiadás

További termékeink

BÉRPROGRAM, HR SZOFTVER

Bérügyviteli, HR szoftvereink nagyvállalati referenciával

PIRAMIS™ WEBES TERMÉKEK

PIRAMIS webes Önkiszolgáló HR – ez a web alapú termék lehetővé teszi, hogy a munkavállalók egy böngésző segítségével lekérdezhessék a saját adminisztratív. szerződés, és egyéb leíró adataikat, rögzíthessék a munkaidő-adataikat...

PIRAMIS™ MUNKAIDŐ KEZELÉS

A munkaidő-kezelés kritikus feladat a bérszámfejtési folyamatot megelőzően. A jogszabályi környezet bonyolult és összetett, ezért a folyamat megoldása is komoly humáninformatikai hátteret igényel.

VÁLLALKOZÓI ELSZÁMOLÁSOK

Átfogó megoldást kínálunk a vállalkozókkal, vállalkozó ügynökökkel, brókerekkel szerződéses kapcsolatban álló vállalatok számára.

BÉRSZÁMFEJTÉS SZOLGÁLTATÁS PIRAMIS bérprogrammal

Bérszámfejtési szolgáltatás a saját fejlesztésű PIRAMIS bérprogramunkkal

BÉRSZÁMFEJTÉS SZOLGÁLTATÁS SAP bérprogrammal

Bérszámfejtési szolgáltatás az ügyfél testre szabott SAP rendszerével

EGYEDI HR SZOFTVEREK

Egyedi HR szoftverek fejlesztésére is vállalkozunk, ezen a területen garanciánk a sikerre a 25 éve létrehozott és folyamatosan a legkorszerűbb módszerekkel frissített egyedi projektgyakorlatunk és magasan képzett szakemberek szakembereink.

KÉRJE AJÁNLATUNKAT

PIRAMIS™ PROGRAMOK

 

Kérdése van?

Tegye fel

bátran!

                 

JOGI NYILATKOZAT     ADATVÉDELMI NYILATKOZAT    PÁLYÁZATOK     IMPRESSZUM     KAPCSOLAT    ADATVÉDELMI SZABÁLYZAT